Gegevensbescherming leden en bestuursleden Zwemvereniging De Doorzetters Stein in het kader van de AVG.

functionaris gegevens verwerking / privacy coördinator:

• de secretaris: Peter Fredrix

Welke persoonsgegevens worden digitaal geregistreerd :
Uit het inschrijfformulier worden de volgende gegevens in het ledenbestand opgenomen:

• naam
• adres
• woonplaats
• e-mailadres
• geboortedatum
• telefoon

Met welk doel worden genoemde persoonsgegevens verwerkt:

• t.b.v. communicatie vanuit het bestuur naar leden en tussen bestuursleden onderling.
• inzicht verstrekken in:
  - het actuele ledenbestand,
  - nieuwe leden
  - leden die hun lidmaatschap hebben opgezegd
• t.b.v. de financiële administratie
  - het opvolgen van en het communiceren over wel/niet betaalde contributie
• t.b.v. sociale aspecten
  - bereikt het clublid een te vieren leeftijd
  - geeft duur van zijn/haar lidmaatschap aanleiding tot een jubileum
  - de mogelijkheid tot contact opnemen bij ziekte, geboorte, huwelijk, overlijden

Met wie worden genoemde persoonsgegevens gedeeld:

• alleen door de bestuursleden, dus niet met leden onderling of derden

Door wie worden de persoonsgegevens digitaal verwerkt?:

• alleen door de secretaris en de penningmeester

Hoe worden de persoonsgegevens verwerkt?:

• PC met regelmatige updates en voorzien van een virusscanner, die automatisch virus definities download
• regelmatige back-up van de data
• het inschrijfproces is niet digitaal
• het afmeldingsproces wordt in gang gezet na een email aan de secretaris en verloopt verder niet digitaal
• het doorgeven van persoonsgegevens aan bestuursleden geschiedt niet digitaal (de ledenlijst, wordt persoonlijk overhandigd)

Email verkeer:

• email berichten naar leden worden enkel verstuurd via BCC (blind copy)zodat andere leden geen inzicht krijgen in de email adressen van de leden.

Website:

• de website verstrekt alleen de naam van elk bestuurslid
• het email adres is een anoniem adres
• er worden geen foto's op de website geplaatst

Bewaartermijn:

• digitale persoonsgegevens worden 5 jaar bewaard
• het papieren inschrijfformulier en het afmeldingsbericht worden maximaal 1 jaar bewaard.

Data-lek:

• bij een eventueel ontstaan data-lek worden alle leden en bestuursleden onmiddellijk op de hoogte gebracht.
  
  

Toestemming:

• door middel van inschrijving geeft een lid toestemming aan de verwerking van zijn persoonsgegevens, zoals hierboven vermeld.

Terug